Die Kaltmiete oder das Hausgeld ist ja eigentlich schon hoch genug. Aber ein Haus hat auch Betriebskosten, die zum Teil vom einzelnen Mieter mitgetragen werden müssen. Darum wird auf die Kaltmiete eine „Nebenkostenpauschale“ aufgeschlagen. In diesem Überblick informieren wir Sie über alle möglichen Posten, die als Betriebskosten abgerechnet werden können.
Die Nebenkostenpauschale ist laut Gesetzgeber nur als Vorauszahlung für tatsächlich entstandene Kosten zu sehen. Das bedeutet: Hat ein Mieter auf das Abrechnungsjahr gerechnet zu viele Nebenkosten bezahlt, steht ihm ein Teil davon als Rückerstattung zu. Allerdings gilt das auch umgekehrt: Stellt sich heraus, dass die Nebenkostenpauschale als zu gering berechnet wurde, muss der Mieter seinem Vermieter die ausgelegte Differenz zurück bezahlen. Für Eigenheim Besitzer gelten ähnliche Regeln, vor allem, wenn sie in einem Objekt wohnen, das aus Eigentumswohnungen besteht.
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Was sind die Nebenkosten?
Die Nebenkosten sind alle Kosten des Vermieters, die ihm zur Bewirtschaftung des Hauses pro Jahr anfallen. Die Betonung liegt dabei auf „Pro Jahr“. Zur Definition der Nebenkosten gehört, dass sie regelmäßig wiederkehrend sein müssen, um als solche zu gelten. Teure Sanierungsmaßnahmen, wie der Umbau einer Heizungsanlage oder dem Aufbringen einer Wärmedämmung, sind daher nicht über die Nebenkosten abrechenbar. Das bedeutet aber nicht, dass der Vermieter sich solche Kosten nicht von den Mietern zurückholen kann. Bei diesen einmaligen Investitionen hat der Vermieter die Möglichkeit, die Kaltmiete schrittweise anzupassen.
Typische Nebenkosten sind:
- Kommunale Grundsteuer
- Versicherungen, z.B. Feuer- und Elementarversicherungen
- Wasserkosten: Kosten für Wartung der Wasserzähler, Grundbetrag, Verbrauchskosten, falls vorhanden die Koten zur Wartung einer Wasserwiederaufbereitungsanlage.
- Entwässerungskosten: Kanalgebühren, Wartungskosten einer Sickergrube
- Betriebs- und Flurstrom
- Kosten für den Gärtner zur Pflege gemeinschaftlich genutzter Rasenflächen
- Hausflurreinigung, Dachreinigung, Schornsteinfeger, Reinigung der Zufahrt
- Entsorgungs- und Wachdienste, Hausmeisterdienste
- Kosten für gemeinschaftlich genutzte Empfangsmodule wie Antenne, Satellitenschüssel oder Kabelanschluss
- Kosten für gemeinschaftlich genutzte Räume z.B. Waschküche
Aber Vorsicht: Die Kosten werden immer pro Mietwohnung und ständig wohnenden Personen erhoben. Das bedeutet, dass Familien mehr zahlen als Singles. Leerstehende Wohnungen dürfen aus den Nebenkostenbeiträgen aber nicht heraus gerechnet werden! Der Vermieter muss die Beträge, die er aufgrund eines Leerstandes nicht umlegen kann, selbst tragen.
Nebenkosten beim Eigenheim
Als Eigenheim gelten selbst genutzter und selbst besessener Wohnraum. Mietwohnungen gelten daher nicht als Eigenheim, da das Eigentum an der Immobilie nicht beim Mieter liegt. Trotzdem fallen auch bei einem Eigenheim Betriebskosten an. Diese Betriebskosten sind mit den normalen Mietnebenkosten annähernd gleichgestellt.
Bewohner eines Einfamilienhauses haben kaum einen anderen Weg, als ihre Betriebskosten selbst zu berechnen. Bei Mehrfamilienhäusern, die in Eigentumswohnungen aufgeteilt sind, wird dazu meist ein so genanntes „Hausgeld“ erhoben. Dieses Hausgeld kann erstaunlich hoch ausfallen. 300 – 400 Euro im Monat sind dabei keine Seltenheit. Dennoch: Auch dieses Hausgeld muss genau abgerechnet und aufgeschlüsselt werden. Eine Besonderheit gibt es jedoch beim Hausgeld: Neben dem Bezahlen der laufenden Betriebskosten eines gemeinschaftlich genutzten Hauses ist das Hausgeld auch als Rücklage für Reparaturen gedacht. Darum wird es bei der Hausgeld-Lösung mit dem Rückfordern zu viel bezahlter Nebenkostenbeiträge manchmal etwas schwierig.
Fristen beachten!
Die Grundlage für die Rückerstattung oder Nachzahlung ist die so genannte „Nebenkostenabrechnung“. Diese Abrechnung wird vom Vermieter meistens binnen der ersten drei Monate des folgenden Kalenderjahres dem Mieter zugeschickt. Bei Eigenheim-Besitzern übernimmt dies die bestellte Hausverwaltung. Allerdings ist der Gesetzgeber bei der Gewährung der Frist recht großzügig. Der Vermieter kann sich bis zum 31.12. des folgenden Kalenderjahres mit dem Zuschicken der Nebenkostenrechnung Zeit lassen. Danach ist sie für ihn aber verjährt. Es gibt aber Ausnahmen: Ist der Mieter unbekannt verzogen und der Vermieter braucht sehr lange, um die neue Adresse ausfindig zu machen, kann er die dafür aufgewendete Zeit als zusätzlichen Raum für das Zuschicken der Nebenkostenabrechnung nutzen.
Der Mieter hat seinerseits einen Anspruch auf eine detaillierte Nebenkostenabrechnung. Der Vermieter muss also auch nach der Verjährungsfrist von 12 Monaten eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Jedoch kann er daraus resultierende Forderungen an den Mieter nicht mehr einklagen. Zuviel gezahlte Nebenkostenbeiträge müssen aber von ihm auch nach 12 Monaten noch abgeführt werden.
Der Mieter hat seinerseits die Möglichkeit, eine Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen. Er kann darin feststellen lassen, ob die Höhe einer Forderung gerechtfertigt oder ob ein rückerstatteter Betrag möglicherweise zu niedrig angesetzt ist. Für diese Prüfung hat der Mieter 12 Monate Zeit. Im Klartext bedeutet das: Der Mieter hat ein ganzes Jahr Zeit, eine Rückforderung vom Vermieter zu begleichen. Allerdings sollte er dazu nachweisen können, dass sich die Nebenkostenabrechnung tatsächlich in einer professionellen Prüfung befindet. Die Frist läuft allerdings nicht automatisch, sondern erst nach der Einreichung eines Widerspruchs. Macht der Mieter nichts, läuft nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung eine 30tägige Frist. Nach Ablauf dieser Frist gilt die Nebenkostenabrechnung als akzeptiert und der Mieter muss sich mit dem rückerstatteten Betrag zufriedengeben oder die genannte Forderung zahlen.
Nebenkostenabrechnungen prüfen
Um mal eine Zahl zu nennen: Es ist statistisch erwiesen, dass 81% aller Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft sind. Meistens sind diese Fehler zu Ungunsten der Mieter. Es ist daher jedem empfohlen, die Nebenkostenabrechnung vor dem Begleichen oder Akzeptieren zu überprüfen.
Dazu stehen dem Mieter vier Wege offen:
- Eigenprüfung
- Online-Prüfung
- Prüfung durch Mieterschutzbund
- Prüfung durch spezialisierten Anwalt
Die Eigenprüfung ist eine sehr große Herausforderung. Das Problem ist, dass der Vermieter in der Regel nur recht widerwillig seine tatsächlich entstandenen Kosten angibt. Darüber hinaus ist der Verteilerschlüssel für die Kosten sehr kompliziert. Bei einem Mehrfamilienhaus mit gemeinschaftlich genutztem Treppenhaus, Zentralheizung und Gärtner, kann die Aufschlüsselung auf den einzelnen Mieter sehr kompliziert werden.
Hilfreich ist hier, die Nebenkostenabrechnung durch die Quadratmeterzahl der Wohnung zu teilen und anschließend das Ergebnis mit dem regionalen Durchschnittswert zu vergleichen. Auskunft über die üblichen, lokal erhobenen Nebenkostenbeiträge pro Quadratmeter gibt es bei der Kommunalverwaltung. Mit diesem groben Richtwert vor Augen kann man dann genauer nachhaken.
Deutlich komfortabler ist hingegen die Online-Prüfung. Im Internet gibt es zahlreiche Tools, welche die Einschätzung der Nebenkostenabrechnung erleichtern können. Nähert man sich mit Hilfe der Tools einem ähnlichen Ergebnis an, dann wird die Abrechnung weitestgehend korrekt sein. Bei starken Abweichungen sollte man aber nachhaken.
Die lokalen Mietervereine haben in der Regel einen Service, mit denen die Nebenkostenabrechnungen rechtssicher geprüft werden können. Dazu sollte man aber Mitglied in einem dieser Vereine sein. Für Nicht-Mitglieder ist der Service meistens deutlich teurer.
Schließlich bleibt noch der Weg zum auf Nebenkostenabrechnungen bzw. Mietrecht spezialisierten Anwalt. Der Anwalt ist stets der teuerste Weg. Zudem mögen es die wenigsten Vermieter, Post vom Anwalt zu bekommen. Darum sollte diese Möglichkeit wohl überlegt sein. Die Überprüfung der Nebenkosten-Abrechnung wird allerdings nicht automatisch einer eventuell vorhandenen Miet-Rechtschutz-Versicherung abgedeckt. Viele, aber nicht alle Versicherungen bieten die Übernahme der Kosten an. Ein Nachfragen bei der eigenen Miet-Rechtsschutzversicherung lohnt sich hier immer.
Letzten Endes ist die anwaltliche Prüfung auch nicht so teuer. Sie kostet zwischen 80 und 250 Euro. Selbstverständlich sind auch diese Kosten voll von der Einkommenssteuer absetzbar.
Nebenkostenbeiträge senken
Statt sich ständig mit dem Vermieter herum zu streiten, kann man auch einiges tun um die Nebenkosten selbstständig zu senken.
Falls man Rentner oder eine Hausfrau mit viel Freizeit ist, kann man beispielsweise einen eigenen Hausmeister-Service gründen. In dieser Rolle kann man dem Vermieter anbieten, die Reinigung des Treppenhauses, das Verschieben der Mülltonnen am Abholtag sowie die Rasen-, Garten-, und Zufahrtspflege selbst zu übernehmen. Das spart dann nicht nur die vormals erhobenen Kosten. In der Regel lässt sich damit auch gutes Geld nebenbei verdienen. Allerdings geht man damit auch eine große Verpflichtung ein. Ein Hausmeisterservice schließt meistens auch beispielsweise einen Winterdienst ein. Hat man einen entsprechenden Vertrag unterschrieben und kommt seinen Verpflichtungen nicht nach, haftet man bei Unfällen und Verletzungen, die durch nicht fachgerecht geräumte Wege entstanden sind!
Wenn Strom und Gas bzw. Öl über die Nebenkosten abgerechnet wird, kann man sich auch um einen eigenen Vertrag mit den Energieversorgern kümmern. Der Posten wird dann aus den Nebenkostenbeiträgen heraus gerechnet. Dabei gilt es aber genau hinzusehen! Viele Lockangebote enden meistens in deutlich teureren Tarifen als vorher!
Hat man eine eigene Therme mit Anschluss an den Schornstein, kann man deren Wartung auch selbst beauftragen. Die erbrachte Dienstleistung durch den Schornsteinfeger ist von der Einkommenssteuer absetzbar.
Nebenkosten immer absetzen!
Nebenkosten können in der Steuererklärung angegeben werden. Sie sind bis zu 1200 Euro absetzfähig.
Das gilt auch für Reparatur-Dienstleistungen für selbst bestellte Handwerker, beispielsweise den Schornsteinfeger. Dabei ist es aber sehr wichtig, dass die Rechnung niemals bar, sondern immer per Überweisung beglichen wird. Bar bezahlte Rechnungen werden vom Finanzamt nicht akzeptiert. So können einem schnell mehrere hundert Euro im Jahr durch „die Lappen gehen“.
